Mitarbeiterentsendung: Was Sie bei Arbeiten im Ausland beachten sollten
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Mitarbeiterentsendung: Was Sie bei Arbeiten im Ausland beachten sollten

Entsendung

Unternehmen haben erst mal einiges an Bürokratie zu erledigen, bevor sie international oder auch im Binnenmarkt mit ihren Mitarbeitern einen internationalen Auftrag ausführen können. Und auch die Mitarbeiter sollten auf einen Einsatz im Ausland richtig vorbereitet sein.

Die Globalisierung stellt Unternehmer vor neue Chancen und Herausforderungen. Wer international tätig ist, sei es durch Produktion, Verkauf oder Dienstleistung, ist oft auf Mitarbeiter vor Ort angewiesen. Bestimmte Positionen lassen sich möglicherweise nur mit Mitarbeitern aus dem Unternehmen in Deutschland besetzen. Gründe dafür könnten sein, dass es beispielsweise im Zielland nicht genügend qualifizierte Arbeitnehmer gibt oder die Unternehmenspolitik konsistent umgesetzt werden soll. Dann wird das Unternehmen eigene Mitarbeiter entsenden.

Nicht nur das Unternehmen, auch die Mitarbeiter können davon profitieren. Doch es gibt Fallen. Damit der Traum vom Arbeiten im Ausland nicht zum Albtraum wird, sollten sich Unternehmer und Mitarbeiter gut vorbereiten.

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Entsenden oder Fachkräfte vor Ort akquirieren?

Alternativ zur Entsendung kann es sich anbieten, direkt vor Ort Mitarbeiter zu akquirieren. Hier gilt dann das jeweilige nationale Recht. Mitarbeiterentsendung oder einheimische Fachkräfte: Wann was besser ist, dafür gibt es keine pauschalen Regeln. Qualifizierte Fachkräfte könnten jedoch auch in anderen Ländern schwer zu finden und zu binden sein. Die Außenhandelskammern können erste Ansprechpartner für Informationen über das jeweilige Land und die Besonderheiten seines Arbeitsmarktes sein.

Umfassende Vorbereitung der Mitarbeiter notwendig

Klar ist, dass jeder Auslandsaufenthalt anders ist, jeder diesen anders wahrnimmt und Herausforderungen individuell begegnet. Doch die Zeit vor der Abreise ist für die Mitarbeiter (und ihre Familien) eine Phase der gemischten Gefühle. Wichtig ist hier eine gute Vorbereitung: auf die neue Aufgabe, auf das Land, die Sprache, die Kultur. Viele Unternehmen bieten die Teilnahme an Sprachkursen oder Seminaren zur Kultur an und helfen bei der Suche nach einer Wohnung.

Infografik

Der Zyklus der Anpassung

Gehen Mitarbeiter für eine bestimmte Zeit ins Ausland, erfahren Sie einen Zyklus der Anpassung. Dieser beginnt vor der Abreise und endet nach ihrer Rückkehr. Für Unternehmer und Mitarbeiter ist es wichtig, potenzielle Risiken zu kennen, um bei Problemen rechtzeitig gegensteuern zu können.

(Quelle: Shepell)

Die Entsendung sollte mit dem Mitarbeiter vorab vertraglich vereinbart werden. Beispielsweise kann man einen Arbeitsvertrag für die Zeit im Ausland ruhen und später bei Rückkehr wieder aufleben lassen. Abhängig vom Land kann ein lokaler Arbeitsvertrag notwendig sein – erfahrene Rechtsanwälte unterstützen Unternehmer dabei. Dazu sollten die jeweiligen Erwartungen und Herausforderungen klar kommuniziert und idealerweise ein gemeinsamer Plan aufgestellt werden, um diesen Herausforderungen zu begegnen. Dieser Plan sollte die rechtlichen und wirtschaftlichen Auswirkungen der unterschiedlichen vertraglichen Gestaltungsmöglichkeiten berücksichtigen, und das im Idealfall sowohl aus Unternehmer- als auch aus Mitarbeitersicht.

Beim Einsatz vor Ort ist zunächst alles neu und aufregend – bis das Bewusstsein einsetzt, dass man kein Tourist ist, sondern in einem fremden Land lebt und arbeitet und mit dessen anderen Gepflogenheiten und Verhältnissen zurechtkommen muss. Das kommt einem Kulturschock gleich. Haben die Mitarbeiter diese Phase erfolgreich überwunden, kann das Leben wieder in der inzwischen gewohnten Weise weitergehen.

Vor der Rückkehr stehen die Mitarbeiter nicht selten vor ähnlichen Herausforderungen wie vor der Abreise ins Ausland: Aufgaben müssen unter dem Zeitdruck des Abreisetermins abgeschlossen werden, das Umfeld zu Hause (Kollegen, Strukturen) hat sich geändert, es kommen neue Aufgaben auf sie zu. Der Unternehmer sollte mit dem Mitarbeiter daher frühzeitig perspektivisch klären, wie es nach dem Aufenthalt im Ausland weitergeht.

Abweichende Regelungen auch innerhalb der EU

Für den Unternehmer geht es bei der Entsendung darum, keine kostspieligen Fehler zu machen. Belgien, Frankreich, Österreich: Selbst die direkten Nachbarländer haben strenge Vorgaben, wenn deutsche Unternehmer Dienstleistungen dorthin exportieren. „Auch innerhalb Westeuropas müssen deutsche Exporteure mitunter vom deutschen Recht abweichende Regeln beachten“, sagt Dr. Achim Kampf, Rechtsexperte der Germany Trade & Invest (GTAI) in Bonn.

Umso mehr gilt das für Länder außerhalb der EU. Auch wenn manche Regelungen hier ähnlich sind: Unternehmer sollten sich auch hier vorab ausführlich informieren, etwa bei den Außenhandelskammern. So können Verstöße gegen Meldepflichten, Fristen und Nachweise über die berufliche Qualifikationen teuer werden.

Das gilt auch in Europa. Wer ohne Vorbereitung seine Mitarbeiter für einen großen Auftrag in ein anderes europäisches Land schickt, riskiert empfindliche Strafen von mehreren Tausend Euro. „Es kann sehr teuer werden, wenn etwa der Mindestlohn oder die vorgeschrieben Maßnahmen zum Arbeitsschutz im Ausland nicht eingehalten werden“, so Kampf.

Dienstreise nach Großbritannien

Beispiel: Bei Aufträgen im Vereinigten Königreich handelt es sich für einen Zeitraum von bis zu drei Monaten um einen kurzfristigen Einsatz. Die Entsendung des Arbeitnehmers erfolgt dann in der Regel im Rahmen einer Dienstreise. „Eine ergänzende Vereinbarung oder gar ein Arbeitsvertrag nach dem Recht der Briten ist somit nicht notwendig“, so Kampf.
Aber, so ergänzt der Experte: „Das ändert freilich nichts daran, dass öffentlich-rechtliche Vorschriften wie etwa Arbeitsschutzbestimmungen auch bei solchen Auslandseinsätzen zu beachten sind.“

Wie überall in der EU nimmt man es auch in UK mit dem Arbeitsschutz genau. Deshalb sollten Unternehmer im Zweifel mit den Arbeitsschutzbehörden im Land (Health and Safety Executive) Kontakt aufnehmen.

Meldepflichten und Fristen

Es bestehen auch Meldepflichten, die Unternehmer vor Aufnahme ihrer Tätigkeit im Ausland zu leisten haben. In Belgien beispielsweise läuft das über die Internetplattform Limosa. Das Kürzel steht für „Landoverschrijdend Informatiesysteem ten behoeve van Migratieonderzoek bij de Sociale Administratie“.

Besonders wichtig ist es, Fristen einzuhalten. So müssen zum Beispiel in der Schweiz die entsandten Arbeitnehmer, die Art der Tätigkeit sowie der Ort des Auftrags grundsätzlich mindestens acht Tage vor Beginn der Arbeiten bei der zuständigen kantonalen Behörde gemeldet werden.

„Auch bei Auslandseinsätzen sind öffentlich-rechtliche Vorschriften wie etwa Arbeitsschutzbestimmungen zu beachten.“

Dr. Achim Kampf,
Rechtsexperte, Germany Trade & Invest (GTAI)

EU-Bescheinigung sollte immer dabei sein

Positiv: Wer in Deutschland eine Ausbildung absolviert hat, braucht in der Regel keine weiteren Qualifikationen mehr für sein internationales Engagement. Erforderlich ist aber beim Auslandsaufenthalt ein Nachweis über die ordnungsgemäße Niederlassung in Deutschland. Diese sogenannte EU-Bescheinigung stellt jede IHK oder Handwerkskammer aus. Man sollte sie im Ausland immer dabei haben.

Die „Einheitlichen Ansprechpartner“

Selbst innerhalb der EU hat also jedes Land seine eigenen Regeln. Tipp: Um schnell einen Überblick über die Rahmendaten und Bestimmungen zu erhalten, können sich Unternehmer an den sogenannten Einheitlichen Ansprechpartner wenden. Zumeist gibt es nicht nur eine, sondern mehrere dieser Servicestellen im jeweiligen Land.

Die Ansprechpartner geben nicht nur Hinweise, sondern sie leiten auch Anträge an den richtigen Adressaten weiter. Ebenso können Kammern für Handwerk, Industrie und Handel sowie die Außenhandelskammern den Unternehmer unterstützen.

Experte Kampf empfiehlt, sich im ersten Schritt an die GTAI zu wenden: „Unser Bereich Ausländisches Wirtschaftsrecht hält eine Vielzahl von Publikationen zu diesem Themenkreis bereit. Darüber hinaus erteilen wir telefonisch oder per E-Mail auch individuelle Auskünfte.“ Tipp: Spezifische Informationen zur Ausübung von Dienstleistungen im europäischen Ausland finden Unternehmer online auf portal21.de.

„Es gilt für Arbeitnehmer, die ins Ausland entsandt worden sind, auch weiterhin grundsätzlich deutsches Arbeitsrecht.“

Professor Dr. Achim Seifert,
Rechtswissenschaftler, Friedrich-Schiller-Universität Jena

Deutsches Arbeitsrecht im Ausland

Immerhin brauchen deutsche Mitarbeiter im anderen EU-Land keine Aufenthalts- oder Arbeitsgenehmigung. „Es gilt für Arbeitnehmer, die ins Ausland entsandt worden sind, auch weiterhin grundsätzlich deutsches Arbeitsrecht“, sagt Professor Dr. Achim Seifert, Rechtswissenschaftler an der Friedrich-Schiller-Universität Jena. Dennoch sollten Unternehmer im Vorfeld immer mit einem Berater sprechen, der auf derartige Rechtsfragen spezialisiert ist.

Wichtig: Innerhalb der EU müssen neben den gesetzlichen Mindestlöhnen auch jene aufgrund eines allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrags eingehalten werden. „Sinn und Zweck dieser Vorschrift ist es, Sozialdumping innerhalb des Binnenmarktes zu verhindern“, so Seifert.

Merkliste

Die richtige Vorbereitung zahlt sich aus

Arbeitsrecht, Genehmigungen, Meldepflichten: Bei der Entsendung von Mitarbeitern ins Ausland lauern für Unternehmen viele Fallen. Doch auch bei den international tätigen Mitarbeitern sollte man einiges beachten.

Strengere Richtlinien geplant

Bald könnte es Neuerungen geben: Die EU-Kommission hat einen Vorschlag für eine Reform der Richtlinie über die Arbeitnehmerentsendung vorgelegt. Danach sollen die Vorschriften noch strenger werden. So ist es geplant, eine Entsendung auf maximal 24 Monate zu begrenzen. Bleiben die Mitarbeiter länger im Ausland, soll das Recht des Aufnahmestaates gelten.

„Das Reformvorhaben dürfte allerdings am Widerstand vor allem der Mittel- und osteuropäischen Mitgliedstaaten scheitern, die von der Arbeitnehmerentsendung im Binnenmarkt stark profitieren und deshalb an einer weiteren Regulierung derselben kein Interesse haben“, meint Seifert.

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