Schluss mit Fehlern im Dokumentengeschäft
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Schluss mit Fehlern im Dokumentengeschäft

Dokumentengeschäft

Von der Beschreibung der Ware bis zum Namen und der korrekten Adresse des Geschäftspartners: Im Dokumentengeschäft zählt jedes Detail.

Die Lage im Zielland ist schwierig, der neue Lieferant unbekannt, die Währung schwankt: Ein Unternehmer, der in so einem Umfeld Handel treibt, ist gut beraten, seine Geschäfte abzusichern. Doch die beste Absicherung nützt nichts, wenn beim Ausfüllen der Dokumente Fehler gemacht wurden.

Das Akkreditiv beispielsweise ist ein traditionelles Instrument, um internationale Transaktionen abzusichern – und dies bereits seit Jahrhunderten. Beim Letter of Credit (L/C) oder Akkreditiv übernimmt die Hausbank des Importeurs ein abstraktes Zahlungsversprechen. Das Institut überweist dann den vereinbarten Betrag, sobald ihm die im Akkreditiv vereinbarten Dokumente fehlerfrei vorliegen und alle Bedingungen daraus erfüllt sind.

„In der Praxis erfüllen eine Vielzahl von Akkreditivdokumenten aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck.“

Helga Schwanke,
Leiterin Foreign Trade Services bei der HypoVereinsbank

So kann der Exporteur sicher sein, dass sein Geld für das Projekt oder den Auftrag termingerecht auf dem Konto eingeht. Die Liquidität wird planbar.

So weit die Theorie.

„In der Praxis erfüllen eine Vielzahl von Akkreditivdokumenten aufgrund formaler oder inhaltlicher Fehler nicht ihren Sicherungszweck", warnt Helga Schwanke, Leiterin Global Transaction Banking Germany, Foreign Trade Services, HypoVereinsbank (HVB). Im Extremfall entscheidet dann der Goodwill des Kunden im Ausland, ob die Zahlung erfolgt.

Jedes Detail zählt

Es ist von hoher Bedeutung, die Qualitätsstandards bei den Dokumenten sicherzustellen – die so genannte Dokumentenstrenge. Anlass genug für jeden Firmenchef, auf jedes Detail zu achten und die Dokumentenmanager im Unternehmen für einen sicheren Umgang mit Akkreditiven, Garantien und Co. zu schulen. Nur so kann das Unternehmen sicher und erfolgreich exportieren und importieren.

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Qualität im Dokumentengeschäft

Unternehmer, die ihre Dokumente verbessern und somit ihr Ausfallrisiko minimieren wollen, sollten auf einige Dinge achten.

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Kompetenz kommt nicht von allein

Weiterbildung und Unterstützung: Gesetze und Vorschriften ändern sich, ebenso wie Gebühren, politische und wirtschaftliche Rahmenbedingungen im Partnerland. Die Außenhandels-Sachbearbeiter im Unternehmen müssen sich daher up to date halten. Informationsquellen sind beispielsweise Außenhandelskammern, Fachanwälte, aber auch Trade-Finance-Spezialisten von Banken. So unterstützen beispielsweise die Experten der HypoVereinsbank durch ein breites Angebotsspektrum: von Newslettern und Mustertexten über aktive Beratung und bei Bedarf einem Dokumentencheck bis hin zu Workshops im Unternehmen zusammen mit den für Dokumente zuständigen Sachbearbeitern.

Prozess-Check: Ebenso wichtig wie das Wissen um Formvorschriften bei der Erstellung der Dokumente ist das Wissen um Möglichkeiten bei den Instrumenten. Eine neue zeitsparende Lösung in diesem Zusammenhang: Bank Payment Obligation (BPO). Schwanke: „Die BPO ist ein online-basiertes Verfahren zur Übertragung und Abwicklung von Daten und Zahlungen. Das Zahlungsinstrument ist mit dem klassischen Akkreditiv zu vergleichen.“ Die beteiligten Banken einigen sich auf eine Plattform zum Datenabgleich und verpflichten sich, die Daten elektronisch zu übermitteln.

Kunden schätzen vereinfachtes Verfahren

Die BPO sei dann geeignet, wenn nur wenige Dokumente gefordert sind. „Bei Rechnungen, der Packliste oder bei einem einfachen Versandnachweis kann das vereinfachte, elektronische Verfahren verwendet werden“, sagt die Expertin. Die HVB gehört zu den ersten Banken, die dieses Instrument anbieten.

Unternehmer schätzen diesen Rundum-Service. „93 Prozent unserer Kunden würden uns weiterempfehlen. Das ist das Ergebnis unserer Zufriedenheitsbefragung unter fast 500 Kunden“, sagt Schwanke. Für sie begründet sich das gute Feedback in dem umfangreichen Service, den die HVB für Unternehmen und deren Mitarbeiter biete. „Einen großen Anteil an der Kundenzufriedenheit haben aber auch unsere Mitarbeiter, die vor Ort den wichtigen, persönlichen Kontakt zu unseren Kunden pflegen.“

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